O Desafio: Subutilização dos equipamentos comprometendo resultados
Uma clínica de diagnósticos reconhecida por sua qualidade técnica enfrentava dois problemas críticos: perdia pacientes antes mesmo de realizar o primeiro atendimento e enfrentava um grau de absenteísmo que prejudicava a ocupação de seus equipamentos. O principal gargalo estava no processo de agendamento e comunicação com o público.
Principais problemas
Entre os desafios identificados estavam:
Dificuldade de contato
Linhas telefônicas ocupadas e demora nas respostas via WhatsApp levavam os pacientes a desistirem e buscarem a concorrência.
Equipe sobrecarregada
Atendentes gastavam tempo com tarefas repetitivas, como marcação de exames simples e respostas a dúvidas frequentes, sem conseguir dar atenção a casos mais complexos.
Confirmações manuais
Atendentes precisavam ligar ou mandar mensagens manuais aos pacientes, sem controle adequado de resposta e garantia de que o contato era efetivo.
A Solução: Agilidade e Disponibilidade 24/7
Com a Tactium, a clínica digitalizou e automatizou sua jornada de atendimento, criando uma operação moderna e sempre disponível.
Estratégias aplicadas
Confira as estratégias utilizadas abaixo:
Agendamento Automatizado via WhatsApp
Um chatbot integrado ao sistema da clínica passou a permitir o agendamento de exames de forma instantânea, 24 horas por dia, 7 dias por semana, consultando horários em tempo real
Assistente Virtual com Inteligência Artificial
O bot responde automaticamente às principais dúvidas — convênios, preparos, horários e localização — reduzindo drasticamente o volume de atendimentos manuais.
Entrega Proativa de Resultados
Assim que o exame fica disponível, o paciente recebe uma mensagem automática via WhatsApp com link seguro para acesso ao laudo, eliminando ligações e deslocamentos.
Confirmação Automatizada via WhatsApp
O bot integrado ao sistema da clínica passou a realizar o envio das solicitações de confirmação aos pacientes e atualizar tudo no sistema, permitindo remarcação e também enviando instruções de preparo.
Gestão e Redução de Custos
Ao centralizar toda a comunicação em um único canal, a clínica reduziu contratos de telefonia e obteve maior controle operacional.
O Resultado: Mais Agendamentos e Menos Custos
Após a implantação da Tactium, os resultados foram imediatos:
Resultados em números
O impacto positivo resultante foi:
Aumento de 30% no número de exames agendados no primeiro trimestre.
Aumento de 40% na taxa de ocupação das salas de exame.
Redução de 60% no tempo médio de espera para atendimento humano.
Otimização de custos com telefonia e suporte, com toda a operação centralizada.
A clínica não apenas ampliou sua capacidade de atendimento, mas também passou a oferecer uma experiência mais ágil, moderna e conveniente, fortalecendo o relacionamento com seus pacientes desde o primeiro contato.
